در مقایسه با حسابداری دستی و دفتری، استفاده از یک نرم افزار حسابداری، تا حد زیادی در زمان صرفه جویی می کند. نرم افزارها معمولا بخش بزرگی از کارها را به صورت خودکار انجام می دهند. اگر شما یک تاجر کوچک، بدون کارمند و بدون انبار باشید، شاید بتوانید به راحتی بدون استفاده از نرم افزار، امور مالی خود را مدیریت کنید. حتی برخی از نرم افزارها برای اشخاصی طراحی شده است که هیچ اطلاعاتی در رابطه با امور مالی و علم حسابداری ندارند. اما تجارت های بزرگتر حتما نیاز به نرم افزار حسابداری مناسب و خوب دارند.

1. اولین قدم در انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب این است که امکانات موردنیاز خود را لیست کنید.

نرم افزارهای حسابداری و مالی امکانات بسیار دارند. امکاناتی همچون:
انبارداری
مدیریت فروش
مدیریت ارتباط با مشتری
دریافت و پرداخت آنلاین
مدیریت هزینه و بودجه بندی
پیش بینی های مالی
حقوق و دستمزد
مالیات و بیمه
2. نرم افزارهای حسابداری تخصصی
برخی از نرم افزارها برای صنایع و حوزه های کاری خاصی طراحی شده اند. به طور مثال نرم افزارهای حسابداری وجود دارند که برای شرکت های ساختمانی یا تولیدی یا عمده فروشی ها طراحی شده اند. اگر حوزه کاری شما، جزو حوزه هایی است که نیازهای مالی اختصاصی و منحصر بفردی دارید، فقط به دنبال نرم افزار حسابداری حوزه تخصصی خود باشید.

3. نظر دیگران را درباره نرم افزارهایشان بپرسید
قبل از شروع به جستجو و انتخاب، حداقل نظر سه نفر دیگر را راجع به نرم افزار حسابداریشان بپرسید. بهتر است که این سه نفر را از همکاران در حوزه کاری خود انتخاب کنید. درباره نقاط قوت، مزایا و معایب و کمبودهای نرم افزارهایشان سوال کنید. اما این نکته را فراموش نکنید، به دنبال نرم افزار ایده آل و بدون اشکال نباشید، شما به دنبال نرم افزاری هستید که بهترین انطباق را با کار شما داشته باشد. به بیان ساده، شما به دنبال بهترین و عالی ترین نرم افزار موجود در بازار نیستید بلکه به دنبال نرم افزاری هستید که بیشتر از بقیه به درد شما (و فقط شما) بخورد.

4. نرم افزار حسابداری ابزار حسابدار شماست
اگرچه امور مالی کسب و کارهای کوچک، معمولا بدون حسابدار مدیریت می شود، اما سازمان ها و ادارات دولتی گزارشهایی را به صورت دوره ای از شما می خواهند که تهیه و تنظیم کردن آنها کار آسانی نیست. نرم افزار مناسب می تواند ابزار خوبی در دسترس حسابدار شما باشد تا این گزارش ها را سریعتر و دقیقتر تهیه و تنظیم کند. از این رو، از حسابدار خود نیز بپرسید که به چه گزارش ها و امکاناتی نیاز دارد. این نیازها را با نیازهای کلی خود تجمیع کنید و در انتخاب نرم افزار آنها را لحاظ کنید.

5. سوال های زیر را در رابطه با هر نرم افزار تحقیق کنید
الف) آیا نرم افزار قابلیت ارتقا دارد؟ قطعا با پیشرفت کسب و کار شما، نیازهای شما نیز تغییر میکند و به نرم افزار کاملتری نیاز خواهید داشت. خوب است که در ابتدا مطمئن شوید که نرم افزار قابلیت ارتقا یا افزودن ماژول های جدید را دارا باشد. بنابراین در آینده با مشکل تغییر نرم افزار و مهاجرت به یک نرم افزار جدید روبرو نخواهید شد. حداقل مطمئن شوید که نرم افزار داده های شما را می توانید به فرمت های CSV یا Excel خروجی بدهد تا در صورت لزوم امکان مهاجرت به نرم افزار جدید فراهم باشد.
ب) آیا نرم افزار از امکانات بانک های مختلف بهره می برد؟ بسیار از بانک ها جدیدا امکان دریافت تراکنش های مالی را دارند. اگر نرم افزار بتواند این خروجی ها را پردازش و دریافت کند، مدیریت حساب های بانکی شما به سادگی انجام خواهد شد.
پ) نرم افزار آنلاین (تحت وب) یا دسکتاپ (رومیزی) ؟ نرم افزارهای حسابداری آنلاین به سرعت در حال گسترش هستند. این نرم افزارها با بهره گیری از بستر امن اینترنت دسترسی به امور مالی و اسناد حسابداری شما را در هر نقطه از دنیا فراهم می کنند. اما نرم افزارهای دسکتاپ نیز مزایای خاص خود را دارند، این نرم افزارها می توانند به دستگاه های مختلف متصل شوند، از امنیت فیزیکی اطلاعات برخوردار هستند و هنوز دلایل و طرفداران زیادی برای استفاده دارند.
ت) آیا سطح دسترسی کاربران نرم افزار می تواند محدود شود؟ اگر بیش از یک نفر قرار است که با نرم افزار حسابداری شما کار کند، حتما باید سطح دسترسی مشخص و محدودی داشته باشد. این کار مستلزم این است که تا چه حد نرم افزار قابلیت محدود کردن دسترسی کاربران را دارا است؟ این سوال را بسیار جدی بگیرید. درباره جنبه های مختلف امنیت نرم افزار حتما با کارشناسان فروش آن نرم افزار مفصل صحبت کنید. در امور مالی یک اشتباه عمدی یا سهوی، می تواند منجر به ورشکستگی شما شود!

ث) آیا نرم افزار نسخه نمایشی (Demo) دارد؟ چقدر عالی است اگر بتوانید قبل از خرید یک چیز، آن را اندکی آزمایش کنید و با آن کار کنید. به منظور اینکه از امکانات مختلف و محیط نرم افزار مطمئن شوید، ازکارشناس فروش درخواست نسخه نمایشی کنید. اگر نرم افزار به همراه فایل راهنما (Help) ارائه می گردد، آن را نیز بررسی کنید تا از کامل بودن توضیحات آن مطلع شوید.

6. پشتیبانی، پشتیبانی، پشتیبانی
مطمئن باشید که پس از خرید نرم افزار حتما به پشتیبانی آن نیاز خواهید داشت. پشتیبانی در امور مالی از حساسیت و اهمیت بیشتری برخوردار است. بنابراین در رابطه با پشتیبانی نرم افزار پرس و جو کنید. سوالاتی زیر را حتما بپرسید: چه مواردی شامل پشتیبانی می شود؟ هزینه پشتیبانی چقدر است؟ آیا پشتیبانی رایگان ارائه می گردد؟ مدت پشتیبانی رایگان چقدر است؟
بهتر است که نرم افزار در ابتدا پشتیبانی رایگان داشته باشد، تا در زمان شروع بکار گیری آن، بتوانید سوالات خود را بدون پرداخت هیچ هزینه ای بپرسید و سردرگم نشوید. طبیعتا پس از آن ارائه پشتیبانی منوط به پرداخت هزینه از سوی شما میباشد. توصیه ما این است که هزینه پشتیبانی را با خیال آسوده پرداخت کنید، تجربه نشان داده که در موقعیت های حساس مالی، شدیدا نیازمند پشتیبانی خواهید شد. برخی از نرم افزارها، باشگاه مشتریان نیز دارند. در این باشگاه می توانید با دیگر کاربران و مشتریان نرم افزار مذکور آشنا شوید. در رابطه با مباحث مختلف نرم افزار صحبت کنید. حتی می توانید در انجمن های گفتگو سوالات خود را مطرح کنید و بدون پرداخت هیچ هزینه ای، پاسخ سایر کاربران را بخوانید.