با استفاده از نرم افزار حسابداری اطلاعات فقط یکبار ثبت می شود .
نرم افزار به صورت خودکار اطلاعات را هر کجا که لازم باشد ثبت می کند ، مانند طرف بدهکار و بستانکار یک ثبت حسابداری

۱.۱ فرم های خام ، فاکتورها و صورتحساب ها را در کامپیوتر صادر می کنید .

نرم افزار باید حساب را از طریق کد حساب ، آدرس یا کلیدهای میانبر فراخوانی کند .

اطلاعات مربوط به محصولات و مشتریان و فروشندگان و… نیز باید قابل تشخیص باشد.
محاسبات مورد نیاز و کاربردی همچون مالیات بر ارز افزوده، تنزیل یا نرخ های کمیسیون باید به صورت اتوماتیک محاسبه شود .
بررسی کنید که بتوانید اطلاعات پایه ای که این محاسبات براساس آنها محاسبه می شود را بتوانید تغییر دهید .
نرم افزار باید تاریخ، شماره مشتریان ، کد مالیاتی و سایر اطلاعات دیگر را برای محاسبه دقیق اسناد بررسی کند.
شما بتوانید به سرعت از فاکتورها ، صورتحسابها و اسناد چاپ بگیرید بررسی کنید که آیا می توان پرینت ر طراحی کرد یا نه .
۱.۲ روال دفترداری توسط نرم افزار حسابداری انجام شود .

ثبت دفتر خرید و فروش به صورت اتوماتیک زده شود.
اسناد حسابداری هر زمان که شما بخواهید به روزشود .(اسناد حسابداری)
عملیات بین صدور فاکتور و ثبت فروش کوتاه شود
اطلاعات مربوط به مشتریان و موجودی باید دراختیار تمام اشخاصی که به آن نیاز دارند باشد .
۱.۳ نرم افزار حسابداری باید اطلاعات مربوط به وضعیت نقدینگی را بلافاصله برای شما بازگو کند.

عملیات مربوط به دریافت و پرداخت و به روز شدن وضعیت نقدینگی به صورت خودکار انجام شود .
برنامه باید تراز بانکی و اطلاعات مربوط به چک ها را سریعا در اختیار شما قرار دهد .
بررسی کنید که آیا نرم افزار قابلیت تطبیق حسابهای بانکی را با کارت های اعتباری مربوط بهآنها داشته باشد .
۱.۴ اکثر پکیج های نرم افزاری یک نرم افزار حقوق و دستمزد را هم پیشنهاد می کنند .

نرم افزارهای حقوق و دستمزد محاسبه حقوق را آسانتر می کنند و از اشتباه جلوگیری می کنند .