پس از دریافت یا تحویل کالاها یا اجناس و صدور رسید انبار نوبت مرحلی است که در آن طبق اصول و روال خاصی ، انواع کالاها و اجناس از هم جدا شده هر کدام پس از تفکیک به طبقه و گروه و تعیین کد کالا بنا به نظم و ترتیبی که در یک سیستم صحیح انبارداری در محل خود قرار داده می شود.

این اصول عبارت است از:

تعیین محل قرار دادن کالا(انبار- قفسه-طبقه-ردیف)

چیدن و انبارکردن کالا

تهیه کارت شناسایی کالا و نصب آن بر روی اجناس

نگهداری یا حفاظت کالا در انبار

برای بهتر روشن شدن موارد فوق ، هر یک از این اصول مورد بحث و بررسی قرار می گیرد.

۱- تعیین محل قرار دادن کالا

این امکان وجود دارد که اجناس مشابه در یک شرکت قابلیت جایگزینی دیگر را داشته باشند، بنابراین ، انباردار می بایست در خصوص تعیین محل مناسب برای استقرار این نوع اقلام به گونه ای عمل کند که ارتباط این نوع اجناس با دیگر برقرار شود تا در صورت نیاز به هر یک از آن ها دسترسی به کالای مورد نظر مقدور باشد. لذا انباردار باید تشابه در مصرف را مدنظر قرار دهد و سعی کند اقلامی که با یکدیگر مصرف می شوند را در کنار هم یا نزدیک به هم قرار دهد؛ این عمل انباردار باعث کوتاهی مسافت ، کاهش خستگی ، تسهیل در دسترسی به موقع و فراهم سازی کالا در پاسخگویی به درخواست ها می گردد.

محل و موقعیت و شکل ظاهری و نوع ساختمان انبار:

از جمله عواملی که محل قرار دادن کالا در انبار را تحت تاثیر قرار می دهد ، محل و موقعیت ساختمان، ظرفیت مفید و قابل استفاده ، وجود ستون های داخل، محل درهای ورودی و خروجی ، تهویه و نورگیری و شکل ظاهری ، ارتفاع و ابعاد مختلف انبار و … است که در تعیین محل قرار دادن کالا اثر دارد.

امکانات و تجهیزات انبار:

یکی دیگر از عواملی که برای تعیین محل قرار دادن کالا موثر است امکانات و تجهیزات موجود در انبار است.این تجهیزات شامل وسایل حمل و نقل داخل انبار از قبیل لیفتراک ، چرخ دستی،جرثقیل و سایر تجهیزانت انبار،شامل وسایل توزین ، نردبان ، چهارپایه و وسایل مورد نیاز برای نگهداری کالا از قبیل پالت ، انواع ظروف ، انواع قفسه و غیره می باشد.

خصوصیات فیزیکی کالا

خصوصیات فیزیکی کالا ، یکی دیگر از عواملی است که در تعیین محل قرار دادن آن در انبار تاثیر دارد.این خصوصیات شامل وزن(اقلام سنگین و سبک) ، نوع بسته بندی مانند کیسه ، کارتن ، عدل، جعبه ، بشکه ، قوطی ، صندوق و یا به صورت فله است که ابعاد و شکل ظاهری آن ها را تشکیل می دهد.

خصوصیات کیفی کالا

این خصوصیات شامل کالای فاسدشدنی ، سریع الاشتعال بودن ، قابل انفجار ، سمی بودن و دیگر خصوصیات کیفی است که باعث می گردد در تعیین محل قرار دادن کالا تاثیر بسزایی داشته باشند.لذل پس از تعیین محل قرار دادن کالا در انبار ، نسبت به تعیین قفسه ، طبقه و ردیف برای استقرار کالا اقدام می شود.

۲- چیدن و انبار کردن کالا

یکی از متداول ترین و در عین حال منطقی ترین روش های چیدن اجناس در انبار در ایجاد نظم و استفاده مطلوب – از زمان داد وستد بسیار موثر است تنظیم و نگه داری کالا در یک محل خاص را صفافی نیز می گویند.

مهمترین نکاتی که باید در چیدن کالا در انبار به آن ها توجه کرد عبارتند از:

میزان تقاضا: اقلامی را که به طظور روزمره دریافت و واگذار می شوند ، باید نزدیک به در انبار چید تا هنگام داد و ستد آنها وقت و کار کمتری صرف شود و آن دسته از اقلامی را که کندمصرف هستند نیز در قسمت های انتهایی انبار قرار داد.

وجه تشابه: اقلامی را که وجه اشتراک دارند ، باید در کنار هم قرار گیرند، به عنوان مثال اجزای موتور در یک قسمت و اجزای روشنایی در قسمت دیگر و نزدیک هم انبار شوند.

اندازه و حجم کالا: باید به اندازه و حجم فیزیکی اقلام توجه ویژه ای مبذول داشت به نحوی که اجناس سبک وزن و کوچک را در نقاط دورتر و در ارتفاع و کالاهای سنگین و بزرگ را که حمل و نقل آنها مشکل است، در قسمت کم ارتفاع و نزدیک در انبار نگهداری کرد.

مشخصات کیفی اجناس: مشخصات شیمیایی و نوع کالا و قرار دادن آن ها در کنار یکدیگر از نکاتی است که باید به طور خاص به آن ها توجه کرد ، زیرا آن دسته از مواد شیمیایی که ایجاد احتراق می کنند را نباید نزدیک کالاهای قابل اشتعال قرار داد.

برای مسخص کردن محل اجناس در انبار باید راهروها و قفسه ها شماره گذاری شوند. این شماره ها محل اجناس در انبار است و کارت راهنمایی کالا در انبار که معمولا به صورت کاردکس تنظیم می شود، ثبت می گردد.

معمولا در شماره گذاری قفسه های انبار ، شماره های زوج را برای قفسه های سمت راست و شماره های فرد را برای قفسه های سمت چپ اختصاص می دهند بنابراین محل جنس در مثال فوق (۰۴-B-03) به ترتیب زیر خواهد بود:

۰۳: شماره قفسه

B: دومین طبقه از قفسه ( معمولا طبقات هر قفسه از پایین به بالا با حروف تعیین می شوند)

۰۴: چهارمین قسمت از دومین ردیف قفسه

کارت راهنمای انبار را نیز معمولا بر حسب نام کالا و یا شماره قطعه(فنی) مرتب می کنند تا با مراجعه به آن محل استقرار کالای مورد نظر به راحتی معلوم شود. در صورتی که در انبارهای بزرگ ، برای نگهداری کالا از راهرو ها هم استفاده شود ، راهروها را با کد یک رقمی قبل از شماره قفسه در کارت راهنمای کالا نشان می دهند مانند:

×× ×× ×× ×

قسمت طبقه طبقه شماره قفسه راهرو

۳- تهیه کارت شناسایی کالا و نصب آن بر روی اجناس

برای نگهداری حساب ورود و خروج هر نوع کالا که وارد انبار می شود و یا از انبار خارج می گردد از کارت های مقوایی انبار استفاده می شود.

هر انبار دارای دو نوع کارت است و بنا به ضرورت می توان مقدار زیادتری در نظر گرفت و به وسیله کارت انبار هر موقع می توان میزان داد و ستد و موجودی و سایر اطلاعات لازم را جمع و هر یک از انواع کالای موجود در انبار را بدست آورد.